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Lieferscheine im Ordner: Was bei einer Kontrolle in 24 Stunden gefragt sein kann

Reicht der Papierstapel, wenn die Lebensmittelüberwachung nach Lieferscheinen fragt? Ein Überblick, was heute gilt, was sich ändern könnte und was du jetzt selbst vorbereiten kannst.

· Lena Aigner

Der Lieferant war da, die Ware ist verräumt, der Lieferschein landet im Ordner oder auf dem Stapel neben der Kasse. Im Alltag einer Küche ist das verständlich. Schwierig wird es, wenn die Lebensmittelüberwachung nach Rückverfolgbarkeitsdaten fragt. Dann stellt sich die Frage: In welcher Form müssen diese Daten vorliegen, und wie schnell?

Dieser Artikel ordnet ein, was nach den uns vorliegenden Quellen (Stand 13. November 2026) gilt, was sich möglicherweise ändert und was du selbst vorbereiten kannst.

Was heute gilt

Art. 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 verlangt Rückverfolgbarkeit. Welche Informationen du dafür aufbewahren musst, sagt die Vorschrift laut Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit (BVL) nicht genau. Das BVL empfiehlt mindestens Angaben wie Name und Adresse von Lieferant beziehungsweise Empfänger. Diese Empfehlung ist keine Rechtsvorschrift.

Konkreter wird § 44 Abs. 3 Satz 2 des Lebensmittel- und Futtermittelgesetzbuchs (LFGB). Danach musst du Rückverfolgbarkeitsinformationen so vorhalten, dass du sie der zuständigen Behörde spätestens 24 Stunden nach Aufforderung elektronisch übermitteln kannst. Das Format muss strukturiert, gängig und maschinenlesbar sein. Laut BVL gilt die elektronische Übermittlung binnen 24 Stunden seit dem 1. September 2022, die Formatvorgabe zusätzlich seit dem 31. Dezember 2022.

Für Lebensmittel tierischen Ursprungs gibt es eine weitere Regel. Nach Art. 3 Abs. 3 der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 931/2011 bleibt es dem Lieferanten freigestellt, in welcher Form er die vorgeschriebenen Informationen bereitstellt. Sie müssen für dich als belieferten Unternehmer aber klar und eindeutig verfügbar und abrufbar sein.

Was sich ändern könnte

Die Bundesregierung hat am 15. Juli 2026 im Entlastungskabinett den Entwurf eines Gesetzes für Bürokratierückbau im Bereich des Bundesministeriums für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat beschlossen. Die Bundestagsdrucksache 21/8408 vom 7. Oktober 2026 enthält dazu eine Änderung von § 44 Abs. 3 LFGB:

  • Kleinunternehmen sollen bei der Rückverfolgung des Wareneingangs von den Formatvorgaben ausgenommen werden.
  • Die Ausnahme soll auf Unternehmen mit nicht mehr als zwanzig Lieferanten beschränkt sein.
  • Nach der Begründung dürfte es genügen, qualitativ hochwertige Fotos der Lieferscheine elektronisch zu übermitteln. Die Umwandlung in ein maschinenlesbares Format müsste dann die Behörde übernehmen.

Die Begründung räumt auch ein, dass die Formatvorgabe besonders kleine Betriebe ohne Warenwirtschaftssystem belastet. Genannt werden ausdrücklich Gaststätten und handwerkliche Lebensmittelunternehmen.

Wichtig ist: Das ist ein Entwurf. In den von uns abgerufenen Quellen ist nicht belegt, ob das Gesetz vom Bundestag und gegebenenfalls Bundesrat verabschiedet wurde oder in Kraft getreten ist. Auch der genaue Gesetzeswortlaut ist offen. Es ist unklar, ob die Schwelle von zwanzig Lieferanten so bleibt und wie Kleinunternehmen abgegrenzt werden. Bis zu einer Verkündung gilt die bestehende Pflicht weiter. Meine Einschätzung: Der Entwurf betrifft das Übermittlungsformat gegenüber der Behörde, nicht ausdrücklich die Art, wie du Lieferscheine aufbewahrst. Eine amtliche Regelung, die rein elektronische Lieferscheine ohne Papieroriginal allgemein erlaubt, haben wir nicht gefunden.

Checkliste zum Selbermachen

  1. Lieferanten zählen: Schreibe auf, von wie vielen Lieferanten du Ware beziehst. Die Zahl zwanzig spielt im Entwurf eine Rolle, ist aber noch nicht verbindlich.
  2. Lieferanten nach Herkunft sortieren: Notiere, wer Lebensmittel tierischen Ursprungs liefert. Dafür gilt die zusätzliche EU-Regelung zur Form der Informationen.
  3. Mindestangaben prüfen: Stehen auf deinen Unterlagen mindestens Name und Adresse des Lieferanten, wie es das BVL empfiehlt?
  4. Vorhandene Systeme erfassen: Hast du ein Warenwirtschaftssystem oder arbeitest du nur mit Papier? Gerade Betriebe ohne System sind laut Entwurfsbegründung besonders betroffen.
  5. Den Ernstfall durchdenken: Wenn die Behörde heute Daten anfordert, wo liegen sie, wer weiß davon, und wie kämen sie in elektronischer Form binnen 24 Stunden zu ihr?
  6. Zuständigkeiten klären: Lege fest, wer im Betrieb bei einer Anfrage Zugriff auf die Unterlagen hat, auch bei Urlaub oder Krankheit.
  7. Nicht vorgreifen: Richte dich nicht allein nach dem Entwurf. Solange er nicht verkündet ist, gilt die bisherige Regel.

Wann du dir Hilfe holen solltest

Hol dir Unterstützung, wenn du unsicher bist, ob deine Unterlagen und dein Vorgehen den Anforderungen genügen. Das gilt auch, wenn unklar ist, ob du unter die geplante Ausnahme fallen würdest. Wie die Vorschriften im Einzelfall auszulegen sind, ist eine rechtliche Frage. Wende dich dafür an eine fachkundige Stelle, zum Beispiel eine Behörde, einen Branchenverband oder eine Rechtsberatung. Eine Aussage der DEHOGA-Verbände zu dieser Entwurfsänderung haben wir nicht gefunden. Steuerrechtliche Anforderungen an die Archivierung digitaler Lieferscheine haben wir hier nicht betrachtet. Auch dazu solltest du dich fachkundig beraten lassen.

Ein Hinweis zu uns

ThreeGents entwickelt loggd.pro, eine digitale Dokumentation für Gastronomiebetriebe, zum Beispiel für Compliance-Nachweise und Bestellungen. Wenn du wissen möchtest, ob und wie das zu deinem Betrieb passt, kannst du dich bei uns melden.

Quellen